Aunque las restricciones a las reuniones debidas a la COVID-19 ya han casi remitido del todo, la popularidad de los eventos virtuales sigue aumentando, según los estudios de mercado recientes.
Por eso en el episodio de esta semana quiero hablar de cómo organizar un evento virtual para aumentar la visibilidad de tu negocio de coaching o terapias.
Y te voy a contar mi experiencia a la hora de organizar 2 eventos virtuales:
Te voy a dar la hoja de ruta, un paso a paso para organizar tu primer evento virtual.
Para que no se haga demasiado largo el episodio, esta semana vamos a ver la primera parte, dedicada a la planificación
Objetivo de tu evento
Ante todo, un evento es una herramienta estratégica de marketing y de relaciones públicas por medio del cual puedes despertar interés y movilizar al público objetivo, afianzar vínculos y transmititir nuestros valores.
Antes de comenzar tienes que tener muy claro qué quieres conseguir organizando un evento, es decir, qué objetivo u objetivos te vas a marcar.
- Paso 1: Planificación
- Paso 2: Desarrollo
- Paso 3: Evaluación
Paso 1 : Cómo planificar tu evento online
Lo primero y más importante es que tengas muy claros :
- Objetivos: qué quieres conseguir con el evento
- Audiencia: a quién te quieres dirigir
- Temática
- Tipo de evento: qué tipo de evento
- Fechas
- Ponentes
- Cronograma
Vamos por partes.
Objetivos
Algunos ejemplos podrían ser los siguientes:
- Aumentar la popularidad de tu marca
- Captar nuevos clientes o potenciales clientes
- Hacer networking
Audiencia
Tu público va a influir en el contenido de tu evento, en los ponentes que escojas, en las campañas que pongas en marcha para promocionar tu evento.
Es clave delimitar y definir concretamente la audiencia. No todo el mundo puede ser tu audiencia.
Para encontrar la audiencia, es importante que tengas claros cuáles son sus problemas y cuál va a ser tu papel a la hora de considerar tu posicionamiento en el futuro.
Puede ser útil que te preguntes por qué los usuarios tendrían que invertir su tiempo en participar en tu evento.
Temática
Antes de lanzarte a la piscina de los eventos virtuales, es conveniente que descubras el nicho al cual te estás dirigiendo y que deberá estar alineado con ese problema de la audiencia que quieres captar.
Idealmente tendría que ser en el nicho en el cual quieres posicionarte y que te gustaría te consideraran como un referente.
Ejemplo:
Cuando organicé Despertar, en 2020, en pleno confinamiento, quise reunir a los principales profesionales del desarrollo personal para:
aportar valor a través de las vivencias de los profesionales referentes del sector, elevar nuestro nivel de consciencia dar espacio a la intuición, a la creatividad, tomar las decisiones adecuadas que desarrollen nuestro máximo potencial al servicio de nuestra comunidad, porque wstamos en una era de grandes cambios y de grandes incertidumbres.
Y cuando organicé la Cumbre, el año pasado:
Ayudarte a conectar con tu misión y a constrir un modelo de negocio próspero basado en esa misión vital, alineado con tu estilo de vida y 100% digital, para que tu mensaje pueda llegar a miles de personas y que las barreras geográficas no supongan una limitación.
Tipo de eventos
Existen muchas opciones a la hora de organizar tu evento online, cada una con sus pros y contras.
Es importante empezar por elegir la mejor opción para tu evento.
Modelo de ingresos
Básicamente existen 2:
- Gratuito
No te interesa monetizar el evento, porque para ti es importante crear una comunidad.
Ejemplo: DESPERTAR
- De pago
Vas a hacer un evento de pago, por lo que su organización es más compleja
Ejemplo: Cumbre Virtual Negocios Digitales Conscientes.
Formatos de evento
En cuanto al formato puedes decentarte por los principales formatos.
- En vivo o en directo
Los eventos se transmiten en directo, o en streaming, a medida que se desarrollan, sin la posibilidad de edición.
- Retransmisión o reproducción en directo
Los eventos se graban, editan mínimamente y emiten en una fecha posterior, pero puede dar la impresión de tener lugar en tiempo real.
- Pregrabados
Los eventos se graban, editan y comparten para ser mostrados más adelante.
Puede tratarse de un estreno o ya estar disponible en línea y disponible en cualquier momento a través de vídeo bajo demanda (VOD). Para una mayor flexibilidad, los contenidos pueden ser presentados de forma que parezcan en vivo, aunque no lo sean.
Ya sea en el caso de DESPERTAR como en la Cumbre, opté por la opción pregrabado, con envío de las entrevistas por correo, a una hora puntual los 5 jornadas en que se celebraron el evento.
por supuesto pueden existir formatos combinados o híbridos.videos eventos pregrabados y algunas mesas redondas en directo.
Algunos consejos a tener en cuenta.
Palabra clave: brevedad
Considera las cosas desde el punto de vista del espectador.
Quieres organizar un evento virtual y el nivel de atención es menor respecto al presencial.
Independientemente del enfoque que se adopte, ver un evento desde casa no será lo mismo que asistir a él en vivo y en en persona.
Cuanto más conciso y directo sea el contenido, mejor.
Indicaciones generales sobre el calendario de un evento con varios ponentes:
- Limita la duración de las conferencias a no más de 30 minutos.
- No pidas a los usuarios que permanezcan sintonizados durante más de tres horas.
- Limita las sesiones de preguntas y respuestas a no más de 20 minutos.
- Limitar los descansos a 10-20 minutos.
Fechas
En qué fechas se va a realizar tu evento.
Recuerda que organizar un evento virtual es un proyecto complejo, en el que intervienen muchas variables por lo que reserva mínimo 3-4 meses.
Mis recomendaciones en este aspecto son:
Elige fechas que no coincidan con festividades que puedan eclipsar la difusión de tu evento.
Elimina el verano, y ten en cuenta algunos meses de manera preferencial: mayo, junio, octubre y noviembre.
Ponentes
Una de las claves para tener un evento virtual exitoso son los expertos que participan en él.
Ellos son tu savia, los protagonistas, junto contigo, de esta aventura.
Y recuerda, para hacer un evento virtual tú no tienes que ser la experta.
Porque el contenido te lo dan los ponentes.
En tu panel de expertos, tienes que poder contar idealmente con 3 tipos de expertos:
1) el ponente célebre, de 1º nivel, más conocido, porque va a dar lustro a tu evento
2) el ponente mediano
3) el ponente comprometido que va a esforzarse y te ayudará muchísimo a difundir ese evento.
Cronograma
Establece el calendario de tareas a llevar a desarrollar.
Son muchas las tareas que tienes que planificar en el calendario para organizar un buen evento.
- Determina que actividades/ponencias se va a desarrollar en el día o los días del evento
- Si vas a necesitar el apoyo de profesionales (ponentes/colaboradores) para desarrollar en sí el evento.
- Fija en qué fechas tienes que contactar con estos profesionales para grabar la entrevista o cerrar con ellos los detalles de su colaboración y la entrega de recursos que por parte de ellos necesites.
- Ten en cuenta la planificación del plan de marketing para su difusión.
Conclusiones
Espero que este episodio 34 sobre Cómo organizar un evento virtual para aumentar la visibilidad de tu negocio de coaching o terapias – Primera parte te haya inspirado a organizar tu propio evento.
Si quieres que te ayude con tu proyecto, puedes contratar mi servicio de Consultoría exprés, mi servicio de consultoría de marketing estratégico para negocios conscientes, especialmente dedicado a terapeutas, coaches y profesionales del desarrollo personal.
Gracias por llegar hasta el final y por apoyar mi trabajo con tus valoraciones de 5 estrellas del podcast en Spotify, Anchor, Google Podcast o tus megustas en YouTube of Facebook. Me ayudarás a llegar a más personas.
Recuerda que me puedes mandar sugerencias sobre los temas que te gustaría que tratara en los próximos episodios desde aquí.
by SD