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Episodio 29 – 10 claves para gestionar tu agenda para tu negocio de terapia o coaching

Tabla de contenidos

Gestionar una agenda no siempre es tan sencillo como rellenar las citas y asegurarse de que no se solapan, sobre todo si tratas de compaginar muchos aspectos de tu vida y sabes que pueden surgir algunos cambios inesperados sobre la marcha.

La gestión de la agenda es una forma de arte -y casi un trabajo.

Requiere un cuidado y mantenimiento constantes.

De lo contrario, podrías acabar abrumado por tareas de poca importancia y sin tiempo para centrarte en proyectos y eventos realmente valiosos.

En este episodio te voy a dar 10 claves para gestionar de manera eficiente tu agenda para tu negocio de terapia o coaching y sacaler el máximo partido a tus calendario diario, semanal y mensual.

No utilices una duración única para las reuniones

A la hora de planificar tus reuniones, puede resultar tentador fijarlas arbitrariamente de 30 minutos o una hora.

Si te tomas aunque sea unos minutos para considerar exactamente la duración de una reunión, podrías ahorrar tiempo.

Por ejemplo, si normalmente programarías la duración de una reunión telefónica de 30 minutos, pero sabes que puedes realizar la tarea en 15 minutos, prográmala en 15 minutos.

Recuerda lo que aprendimos con la ley de Parkinson, que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine.

Te dejo el episodio 25 en el que he tratado la Ley de Parkinson.

Puedes utilizar esos 15 minutos extra para ponerte al día con los correos electrónicos, organizar las notas de la reunión o incluso tomar un tentempié rápido.

Al fin y al cabo, tu tiempo es precioso. Cada minuto cuenta.

Usa una plataforma de organización de reuniones

Programar esas reuniones también te quita tiempo de tu ajetreado día.

Si eres un terapeuta  o coach que siempre está reservando nuevas citas con clientes considera la posibilidad de utilizar una plataforma de organización de reuniones automatizada como Calendly.

Te dejo  el episodio 12 en el que he tratado Calendly.

Con Calendly, puedes establecer tu disponibilidad y simplemente enviar un enlace por correo electrónico a tus consultantes que pueden hacer clic en el enlace, buscar en tus franjas horarias disponibles y elegir la que más les convenga.

¡Y listo! Ya tienes una reunión lista para empezar, sin tantas idas y venidas.

Prueba la técnica Pomodoro

La procrastinación nos afecta a todos. Pero la técnica Pomodoro puede ayudar.

Ha sido Inventada en los años 90 por un empresario italiano Francesco Cirillo, este método de productividad es útil para dividir las tareas grandes o realizar una serie de tareas en intervalos cortos.

Establece que se trabaja durante 25 minutos, luego haces un breve descanso (normalmente de cinco minutos), y así sucesivamente.

Se recomienda completar cuatro de estos ciclos y luego hacer una pausa más larga.

El resultado es -idealmente- que te concentras increíblemente durante esos sprints de 25 minutos, te das el gusto de hacer breves descansos y, finalmente, terminas tu tarea.

Todo lo que necesitas es un temporizador para utilizar la técnica Pomodoro, pero también puedes utilizar herramientas como Marinara Timer o Timeneye.

Establece espacios para las transiciones

Cuando gestiones tu agenda, puede que te encuentres con que estás programando tareas y reuniones de forma consecutiva.

Te lo agradecerás si creas huecos en tu agenda para las transiciones entre citas con clientes, proyectos.

Surgen compromisos inesperados, hay que responder a correos electrónicos urgentes, o problemas familiares.

Todas estas son razones para programar un margen de maniobra para ti.

De lo contrario, podrías acabar retrasándote y terminando el día mucho más tarde de lo que esperabas.

Utiliza Doodle para programar

Lo más probable es que hayas estado en un hilo de correo electrónico o de texto con varias personas, todas tratando de coordinar sus horarios y encontrar una hora para una reunión o actividad.

Si es así, sabes la enorme pérdida de tiempo que supone.

Doodle es una herramienta ideal para cuadrar agendas entre un grupo.

Y hemos llegado al ecuador del episodio 10 pasos para gestionar tu agenda si eres coach o terapeuta.

Programa tiempo para la planificación

El que falla en planear, planea fallar.

¿Has oido alguna vez esta cita de Benjamin Franklin?

Puede parecer una tontería, pero sí, tendrás que planificar la planificación.

Se trata de una tarea en sí misma, y reservar tiempo puede ayudarte a ahorrar tiempo y quebraderos de cabeza a largo plazo.

Si utilizas un calendario semanal, tómate un tiempo al principio o al final de cada semana para sentarte y concretar los detalles de tu agenda.

Deja espacio en las zonas inciertas y, tal vez, incluso programar algún tiempo al principio de esos días sin rellenar para reajustar su calendario según sea necesario.

Puedes crea también  tu propio calendario imprimible en Canva.

Elige una aplicación de calendario

La gestión del calendario es difícil, y no tienes que hacerlo solo.

Puedes utilizar herramientas como Google Calendar, Trello, o Clickup para organizar, controlar y automatizar algunas de tus tareas.

Clickup es una herramienta que te ayudará a gestionar tu agenda y negocio de terapia o coaching.

Configura recordatorios

Si utilizas un Google Calendar, puedes establecer recordatorios para que te avisen de alguna  una tarea.

Sólo tienes que hacer clic en un espacio vacío como si estuvieras creando un nuevo evento, pero elegir “Recordatorio” en su lugar.

A continuación, recibirás una notificación a la hora que hayas seleccionado, y podrás marcar la tarea como completada una vez que hayas terminado.

Añade otras zonas horarias

Otro gran truco digital es añadir diferentes zonas horarias a tu plataforma de calendario.

Esto es especialmente útil si trabajas con  clientes de todo el mundo: las 13:00 horas de ellos podrían ser la 1:00 horas de ti.

Calendly te ofrece este funcionalidad.

Audita tu agenda

Por último, el mejor consejo que puedo darte para gestionar  tu agenda es  aprender de tu misma experiencia.

¿Cómo?  aprender de sus éxitos y errores.

Por eso es importante auditar tu agenda anteriores a intervalos regulares, como cada mes o trimestre.

Como sugiere Jory MacKay de RescueTime, puedes realizar una auditoría mensual en cuatro sencillos pasos:

1) Revisa tu agenda del mes pasado

2) Anota las actividades que realmente ha realizado

Puedes clasificar esas actividades en categorías como:

  • “Muy importante”,
  • “Importante”
  • “No importante”.

¿Qué cantidad de tiempo has dedicado realmente a esas prioridades?

3) Establece nuevos objetivos y metas para el próximo mes.

¿Cuánto tiempo te gustaría dedicar a cada prioridad?

4) Y también ¿Qué actividades que te hacen perder el tiempo puede eliminar?

Conclusiones

Espero que este episodio 29 sobre  10 claves para gestionar tu agenda para tu negocio de terapia o coaching.

Si quieres que te ayude con tu proyecto, puedes contratar mi servicio de Consultoría exprés, mi servicio de consultoría de marketing estratégico para negocios conscientes, especialmente dedicado a terapeutas, coaches y profesionales del desarrollo personal.

Gracias por llegar hasta el final y por apoyar mi trabajo con tus valoraciones de 5 estrellas del podcast en Spotify, Anchor, Google Podcast o tus megustas en YouTube of Facebook. Me ayudarás a llegar  a más personas.

Recuerda que me puedes mandar sugerencias sobre los temas que te gustaría que tratara en los próximos episodios desde aquí.

Silvina D.

Silvina D.

Enamorada de WordPress, del emprendemiento online y el senderismo, mi propósito es ayudar a los Profesionales del Desarrollo Personal a tener una página web atractiva y funcional que les permita transmitir la confianza y credibilidad de su servicio para que puedan aumentar el alcance de su mensaje y empoderar así a más personas.

¿Necesitas algo en concreto?

2 comentarios en «Episodio 29 – 10 claves para gestionar tu agenda para tu negocio de terapia o coaching»

    • ¡Hola Nancy!
      No sabes cómo me alegra saber que te ha sido de utilidad. Desde ya, muchas gracias a ti por tu apoyo y aprecio. Un cordial saludo ♥

      Responder

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